Apps zur Datenerfassung und Protokollierung


Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mittels Apps für Smartphone und Tablet

 

 

Letztens im Kopfkino…

 

… es ist Freitag, kurz vor Feierabend. Sie liefern noch schnell ein paar Teile für einen Kunden aus und warten direkt vor Ort eine Maschine, schreiben per Hand einen Lieferschein, einen Arbeitsnachweis und ein paar Messwerte auf einen Zettel. Jetzt noch schnell die Unterschrift vom Kunden einholen und dann geht es durch den Regen zurück zum Service-Fahrzeug. Die Zettel sind schon leicht durchnässt, die Hände ebenso ein wenig nass. Doch Sie schreiben noch kurz ein paar Daten ins Fahrtenbuch, bevor es dann zurück geht. An der Firma angekommen, legen Sie die Zettel noch flott auf den Tisch der Buchhaltung. Der Mitarbeiter ist schon gar nicht mehr im Hause und bearbeitet den Papierkram dann am Montag.
Montagmorgen sitzt der Mitarbeiter am Bürotisch und entziffert die Dokumente – ein wenig verwischt sind diese schon. Er trägt die Aufzeichnungen im System ein und hofft, das alles passt – nachfragen ist gerade unmöglich, da der zuständige Servicetechniker schon wieder unterwegs bei einem anderen Kunden ist.

Egal ob im Industriesektor, im Gesundheitswesen, in der Logistikbranche, in der Hotellerie, im Qualitätsmanagement oder bei der Arbeitssicherheit – die Liste für Datenerfassungen ist lang und lässt sich endlos erweitern. In der alltäglichen Arbeit ist der Einsatz von Checklisten und Protokollen ganz normal. Konsequenz: ein enormer Zeit- und Geldaufwand sowie Unmengen an Papierkram. Oft sind viele Schritte notwendig, um die handschriftlichen Daten für sich und eigene Geschäftsprozesse zu nutzen. Die Erfassung vor Ort beim Kunden, die Übergabe an die Buchhaltung, die Eintragung ins vorhandene System und die Weiterverarbeitung der Daten.

 

Datenerfassung in Business-Apps – Papierkram war gestern!

 

Denken wir nochmal an die Situation aus unserem Kopfkino. Der Servicetechniker hat kurz vor Feierabend noch allerlei Schritte zu beachten und muss nebenbei noch die Daten irgendwie heile an die Buchhaltung überbringen, die eh schon im Wochenende ist. Dann müssen die Daten am Montagmorgen fehlerfrei im System eingetragen werden, damit diese weiterverarbeitet werden können. Und was tun, wenn diese doch nicht fehlerfrei sind? Dann geht das Gerenne und Hin und Her los, bis die finale Version dann letztendlich im System steht.

 

Eine mobile Anwendung für Servicetechniker bietet mehr als nur Ersatz für Papier. Statt morgens beispielsweise erst zur Firma zu fahren, um dort die nächsten Aufträge als ausgedruckte Excel-Liste abzuholen, erhält der Techniker die nächsten Aufträge direkt auf dem Smartphone oder Tablet und startet schon von Zuhause aus zum nächsten Einsatz. Durch die Offline-Verfügbarkeit behält er auch im Funkloch alle Informationen, Meldungen von Kunden, Dokumente und die Einsatzhistorie im Blick. Sein mobiles Protokoll hat er also stets dabei, er kann jederzeit neue Einträge machen und somit alle Daten fehlerfrei und nicht verwischt übermitteln.
Der Servicemitarbeiter wartet die Maschine vor Ort, erstellt den Lieferschein und Arbeitsnachweise über die App, trägt die Messwerte ein und holt sich dann die Unterschrift vom Kunden über das mobile Gerät. Nachdem alles eingetragen ist, erstellt er auf “Knopfdruck” seinen Servicebericht. Es wird eine PDF generiert, archiviert und automatisch an das ERP-System geschickt. Zusätzlich erhält der Kunde eine E-Mail mit allen Informationen. Mitarbeiter im Büro können die Daten direkt, für beispielsweise Rechnungen, Aufträge, Protokolle, Buchungen, Inventuren, Bestellungen uws., weiterverarbeiten.
Business-Apps können dabei auf alle technischen Features vom Smartphone oder Tablet zurückgreifen: QR-Code, Barcode, NFC-Code, Tastatureingabe, elektronische Unterschrift sowie Video- und Bilder.

Sie sind an einer mobilen App zur Datenerfassung interessiert?

 

Die Vorteile einer Business-App für Ihr Unternehmen:

 

– Zeitersparnis durch die direkte Integration in zentrale Datenbanken
– Kostenersparnisse durch einen deutlich geringeren Arbeitsaufwand
– Zentrale Verarbeitung und Eintragung in eine App (standortunabhängig, sprachunabhängig)
– Weiterverarbeitung in Echtzeit für interne Geschäftsprozesse
– Prozesssicherheit und steigende Datenqualität
– Verarbeitung verschiedenster Daten aus unterschiedlichen Quellen
– Einhaltung genauer Ablaufprotokolle und Checklisten – Mitarbeiter wissen stets was zu tun ist
– Archivierung und Speicherung der erfassten Daten und somit Zugang auf die Datenhistorie vom Kunden
– Bessere Analyse der vorhandenen Daten im Nachgang
– Vermeidung doppelter und unleserlicher Datenerfassungen
– Steigerung der Produktivität und Servicequalität
– Routenoptimierungen (Entfernungen zwischen Einsatzorten erfassen)
– Kundenzufriedenheit und Loyalität
– und, und, und…

 

Die Möglichkeiten einer Business-App für Ihr Unternehmen:

 

– Kontrollen, Wartungen und Inspektionen von Maschinen (Serviceintervalle, up-do-date)
– Arbeitssicherheit: Sicherheitsberichte und Prüfprotokolle
– Arbeitszeiten von Mitarbeitern auf Baustellen oder direkt beim Kunden
– Leistungsnachweise (auch bei Monteuren im Ausland)
– Stundenzettel und Fahrtenbücher
– Zählerstandserfassung
– Foto- und Schadensdokumentation
– Liefernachweise
– Inventuren
– Einsatzplanung von Mitarbeitern
– Materialverbrauch und Lagerverwaltung
– Bestellungen und Fakturierungen
– Planung von Gefahrguttransporten
– Einhaltung bestimmter Vorgaben im Hygiene- und Healthcare-Bereich
– Protokollierung von Ist-Zuständen
– Facility-Management
– Zimmerservice-Check
– Anbindung an vorhandene ERP-Systeme
– und und und….

 

Wenn Sie Fragen zu Apps zur Datenerfassung und Protokollierung haben und diese in Ihre Geschäftsprozesse integrieren wollen, dann kontaktieren Sie uns jederzeit unter der Nummer 025 55 / 928 52 – 0 oder schreiben Sie unseren Mitarbeitern über das untenstehende Formular. Wir freuen uns über Ihre Ideen, Anregungen und Anfragen.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf

Patrick Bröckers, Geschäftsführer

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