Unternehmens-Apps zur Datenerfassung


Fallbeispiel: Ein Tag im Leben eines Servicemitarbeiters im Außendienst

 

Letztens im Kopfkino…

 

… es ist Freitag, kurz vor Feierabend. Sie liefern noch schnell ein paar Teile für einen Kunden aus und warten direkt vor Ort eine Maschine, schreiben per Hand einen Lieferschein, einen Arbeitsnachweis und ein paar Messwerte auf einen Zettel. Jetzt noch schnell die Unterschrift vom Kunden einholen und dann geht es durch den Regen zurück zum Service-Fahrzeug. Die Zettel sind schon leicht durchnässt, die Hände auch nicht mehr wirklich trocken. Doch Sie müssen noch kurz en paar Daten ins Fahrtenbuch eintragen, bevor es zurück geht. An der Firma angekommen, legen Sie die Zettel noch flott auf den Tisch der Buchhaltung. Der Mitarbeiter ist schon im Feierabend und bearbeitet den Papierkram dann morgen.
Am nächsten Morgen sitzt der Mitarbeiter am Bürotisch und entziffert die Dokumente – ein wenig verwischt sind diese schon. Er trägt die Aufzeichnungen im System ein und hofft, das alles passt – nachfragen ist gerade eh unmöglich, da der zuständige Servicetechniker schon wieder unterwegs beim nächsten Kunden ist.

 

 
Bei der Arbeit von Servicemitarbeitern gehört der Einsatz von Checklisten, Formularen, Protokollen und Nachweisen zum Alltag. Oft sind viele kleine Schritte notwendig, um die handschriftlichen Daten aufzuarbeiten, korrekt an den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten, damit dieser diese letztendlich im System eintragen kann. Es passieren Flüchtigkeitsfehler, da häufig die Zeit fehlt und es für den Servicemitarbeiter direkt zum nächsten Termin geht.
 

Datenerfassung mittels mobiler Apps für Servicemitarbeiter

 
Denken wir also nochmal an die Situation aus unserem Kopfkino. Der Servicetechniker hat kurz vor Feierabend noch allerlei Schritte zu beachten und muss nebenbei noch die Daten irgendwie heile an die Buchhaltung überbringen, die eh schon im Wochenende ist. Dann müssen die Daten am Montagmorgen fehlerfrei im System eingetragen werden, damit diese weiterverarbeitet werden können. Und was tun, wenn diese unleserlich sind oder doch nicht fehlerfrei? Dann geht das Gerenne los, bis die finale Version es endlich ins System geschafft hat.
 
Welcher Servicemitarbeiter würde bei dem Stress nicht lieber mobil arbeiten, alles direkt vor Ort eingeben und sich dadurch viel Arbeit, Ärger und Zeit ersparen?

 

Eine mobile App für Servicetechniker bietet mehr als nur einen Ersatz für Papier. Statt morgens beispielsweise erst zur Firma zur fahren, um dort die nächsten Aufträge als ausgedruckte Excel-Liste abzuholen, erhält er die Aufträge direkt auf dem Smartphone oder Tablet und startet schon von Zuhause aus zum nächsten Einsatz. Durch die Offline-Verfügbarkeit behält er auch im Funkloch alle Informationen, Meldungen von Kunden, Dokumente und die Einsatzhistorie im Blick. Sein mobiles Protokoll hat er also stets dabei, er kann jederzeit neue Einträge machen und somit alle Daten fehlerfrei und nicht verwischt übermitteln.
Der Servicemitarbeiter wartet die Maschine vor Ort, erstellt den Lieferschein und Arbeitsnachweise über die App, trägt die Messwerte ein und holt sich dann die Unterschrift vom Kunden über das mobile Gerät. Nachdem alles eingetragen ist, erstellt er auf “Knopfdruck” seinen Servicebericht. Es wird eine PDF generiert, archiviert und automatisch an das ERP-System geschickt. Zusätzlich erhält der Kunde eine E-Mail mit allen Informationen.
Mitarbeiter im Büro können die Daten direkt, beispielsweise für Rechnungen, Aufträge, Protokolle, Buchungen, Wareneinkäufe, Inventuren oder Bestellungen, weiterverarbeiten.
Business-Apps können dabei auf alle technischen Features vom Smartphone oder Tablet zurückgreifen: QR-Code, Barcode, NFC-Code, Tastatureingabe, elektronische Unterschrift, Augmented Reality sowie Video, Audio und Bilder.

Ihre Servicemitarbeiter wollen mobil arbeiten?

Die Vorteile einer App für Servicemitarbeiter

 
Zeitersparnis durch die direkte Integration in zentrale, bestehende Systeme und Datenbanken
Kostenersparnis durch einen deutlich geringeren Arbeitsaufwand
– Zentrale Verarbeitung und Eintragung in einer App (standortunabhängig, sprachunabhängig, zeitunabhängig)
– Weiterverarbeitung in Echtzeit für interne Geschäftsprozesse
Prozesssicherheit und steigende Datenqualität
– Mehr Transparenz im Kundengespräch vor Ort
– Verarbeitung verschiedenster Daten aus unterschiedlichen Quellen
– Einhaltung genauer Ablaufprotokolle und Checklisten – Mitarbeiter wissen stets was zu tun ist und können diese abhaken
Archivierung und Speicherung der erfassten Daten und somit Zugang auf die Datenhistorie vom Kunden
– Bessere Analyse der vorhanden Daten im Nachgang
– Vermeidung doppelter und unleserlicher Datenerfassungen
– Steigerung der Produktivität und Servicequalität
Routenoptimierungen (Entfernungen zwischen Einsatzorten erfassen)
– Höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
– Verbesserung der Termintreue
– Bessere Reaktionsfähigkeit
– Umweltfreundlicher, intelligenter Umgang mit Personal- und Technikressourcen

 

Beispielfunktionen einer Service-App für Ihr Unternehmen

 
Kontrollen, Wartungen und Inspektionen von Maschinen (Serviceintervalle, up-to-date)
Sicherheitsberichte und Prüfprotokolle
Arbeitszeiterfassung auf Baustellen oder direkt vor Ort beim Kunden
Leistungsnachweise (auch bei Monteuren im Ausland)
Fahrtenbücher
Zählerstandserfassung
Foto- und Schadensdokumentation
Einsatzplanung von Mitarbeitern
– Routen- und Tourenplaner
Bestellungen, Fakturierungen und Unterschriften
– Anbindung an vorhandene ERP-Systeme
Reservierung von Ersatzteilen und benötigtem Material (Lagerbestand abfragen)
– Anbindung von Kundendaten (Kontaktdaten, alte Bestellungen, Rechnungen, Lieferungen etc.)
– und, und, und…

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Patrick Bröckers, Geschäftsführer